کارتهای اطلاعات یک اختراع قدیمی است که امروزه بدون آن نوشتن کتاب یا انجام تحقیقات علمی غیرممکن است. کلید کار خلاق موثر ، اطلاعات منظم و با ساختار مناسب است. با ظهور ابزارهای الکترونیکی ذخیره و پردازش اطلاعات ، فرصت های جدیدی برای تدوین و نگهداری شاخص کارت شخصی بوجود آمده است ، اما اصول کلی سازماندهی اطلاعات تغییر نکرده است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
شکل مناسب ذخیره اطلاعات را تعیین کنید. یک واحد ذخیره سازی می تواند یک برش روزنامه یا مجله ، یک کارت ویژه ، یک برگ کاغذ ، یک دفترچه ، یک مجله ، یک خلاصه داستان ، یک فایل متنی باشد. نحوه اجرای کابینت بایگانی می تواند متفاوت باشد: پوشه ای برای کاغذها ، یک دفترچه یادداشت ، یک کشوی کارت ، مجموعه ای از پوشه ها و پرونده های الکترونیکی.
گام 2
یکی از الزامات اولیه کارت ، سهولت درک متن است. یادداشت ها روی کارت ها را می توان با دست خطی مرتب نگه داشت ، تایپ کرد ، روی صفحه کلید کامپیوتر تایپ کرد و سپس آن را چاپ یا ذخیره کرد.
مرحله 3
برای یک کابینت پر کردن ، ساخته شده به صورت پوشه ، که مواد چاپ شده یا برش خورده را ذخیره می کند ، یک قفسه مخصوص درست کنید یا از چندین قفسه دیواری استفاده کنید. هر پوشه باید حاوی مطالب مربوط به یک موضوع خاص باشد ، و موضوع باید در قسمت جلویی پوشه و در ستون فقرات آن نشان داده شود. چنین کابینت بایگانی باید توانایی یافتن سریع اطلاعات مورد نیاز شما را فراهم کند.
مرحله 4
اگر قصد استفاده از کارت های استاندارد کتابخانه را دارید جعبه مخصوصی متناسب با کارت ها تهیه کنید. با جمع شدن مطالب و رشد صندوق اطلاعات ، ممکن است لازم باشد یک کمد مخصوص مانند آنچه برای کاتالوگ کتابخانه ساخته شده است ، بسازید. مزیت این نوع کابینت بایگانی سهولت استفاده و دسترسی به اطلاعات است. نقطه ضعف اطلاعات کمی است که می تواند در کارت جای بگیرد.
مرحله 5
ایجاد نوعی باتری مقدماتی را فراهم کنید. در این حالت ، هر اطلاعاتی که دوست دارید بدون طبقه بندی اولیه به درایو می رود. به صورت دوره ای درایو را مرور کنید ، مواد را مرور کرده و در پوشه های موضوعی قرار دهید. اگر اطلاعات باید در پوشه هایی با موضوعات مختلف قرار گیرند ، از آنها کپی تهیه کنید.
مرحله 6
گزینه دیگری را برای نگهداری یک کابینت بایگانی (بدون تجمع قبلی) در نظر بگیرید. در این حالت ، بریده ها به محض انتخاب در دفتر چسبانده می شوند. هر کارت دو شماره دریافت می کند: شماره دفترچه یادداشت و شماره سریال پیام اطلاعاتی در دفترچه یادداشت. به موازات این ، یک روبریکاتور در حال شکل گیری است. تعداد کارتها و مضامین آنها را در آن یادداشت کنید. مواد چاپی بزرگ را در پوشه های جداگانه ذخیره کنید و فقط یک پیام کوتاه و یک لینک به پوشه مربوطه در یک دفترچه بنویسید.
مرحله 7
نگهداری یک جعبه بایگانی الکترونیکی از بسیاری از اشکالاتی که کارتهای کاغذی دارند ، عاری است. فناوری های رایانه ای امکان ایجاد یک پایگاه داده در زمینه های مختلف و ساختار مطالب بر اساس موضوع را فراهم می کند. پیش نیاز صندوق اطلاعات الکترونیکی ایجاد بایگانی تکراری است که باید به رسانه های متحرک منتقل شود. در این حالت ، خطر از بین رفتن اطلاعات در صورت خراب شدن دیسک سخت کامپیوتر کاهش می یابد.
