زندگی فعال اجتماعی و تجاری ما غالباً با شرکت در انواع جلسات همراه است - خواه جلسه سهامداران ، جلسه عمومی اعضای تعاونی ، HOA یا سایر جلسات عمومی. نقش این جلسات حل و فصل و ثبت موارد حیاتی مربوط به فعالیت های سازمان های عمومی یا اشخاص حقوقی است. انعکاس صحیح در اسناد تصمیمات اتخاذ شده در جلسه ، قانونی بودن آنها را تأیید می کند و یک سند قانونی است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
به منظور تنظیم صورت جلسه ، از ورق های نوشتاری استاندارد A4 استفاده کنید. عنوان صورت جلسه باید حاوی عنوان سند و یک قسمت مقدماتی باشد که دلیل برگزاری جلسه شهروندان یا سهامداران را نشان می دهد.
گام 2
در زیر عنوان ، تاریخ جلسه و نشانی محل برگزاری آن و همچنین تعداد افراد حاضر را ذکر کنید. اگر افراد حاضر مشارکت خود را مطابق با برگه ثبت نام علامت گذاری کنند ، این امر باید در پروتکل منعکس شود. شکل جلسه را منعکس کنید: با نظرسنجی مقدماتی ، با سفارش خصوصی با حضور شخصی یا استفاده از یک شکل ترکیبی از مشارکت.
مرحله 3
نام خانوادگی ، نام کوچک و نام خانوادگی رئیس و دبیر منتخب جلسه را نشان دهید ، تعداد آرا cast موافق ، مخالف و ممتنع از نامزدی آنها را منعکس کند.
مرحله 4
لیستی از موضوعات مورد بحث را شرح دهید ، از مهمترین آنها شروع کنید ، آنها را شماره گذاری کنید و سوابق سخنرانی ها ، بحث ها و رأی گیری برای هر موضوع ، با شماره آن شروع کنید. در ضبط سخنرانی ها ، ذکر تنها اصل اصلی گزارش ارائه شده ضروری است. باید مختصر بیان شود ، اما به شکلی که ابهام را از بین ببرد. در صورت لزوم ، متن سخنرانی را می توان به صورتجلسه پیوست کرد. کلیه اظهارات و سخنان مربوط به اصل سخنرانی باید با ذکر نام ذکر شود.
مرحله 5
سوابق مربوط به هر شماره باید با تصمیمی اتخاذ شود که نشان دهنده نتایج رای گیری باشد. پس از متن بحث در مورد کلیه موضوعات در دستور کار ، مشخص کنید که تصمیم کلی جلسه غیرعلنی اعلام شده است.
مرحله 6
صورتجلسه را توسط رئیس و دبیر جلسه امضا کنید و آنها را نزد سازمان خود یا رئیس آن ثبت کنید.
