هر انجمن عمومی یا حرفه ای دارای یک هیئت حاکمه است که با فراوانی مشخص شده در اساسنامه خود ، باید کلیه علاقمندان را برای برگزاری جلسات گزارش و انتخابات دعوت کند. ورود به چنین جلساتی برای همه اعضای جامعه معین یا نمایندگان گروههای شرکت کننده آزاد است ، بنابراین از حق خود برای شرکت در فعالیتهای آن استفاده می کنند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
به برنامه جلسه فکر کنید. از آنجا که گزارش و انتخابات یکی از موضوعات مهم است ، انتظار می رود میزان مشارکت در این مورد حداکثر باشد. بنابراین ، علاوه بر این عناوین ، می توانید موارد فوری دیگری را نیز در دستور کار قرار دهید كه با اعضای انجمن خود در میان خواهید گذاشت. در مورد زمان و مکان برگزاری گزارش و جلسه انتخاب تصمیم بگیرید. اتاقی که قرار است در آن برگزار شود باید به اندازه ای عمومی و جادار باشد که بتواند همه را در خود جای دهد.
گام 2
همه گزارشگران و جلسه انتخابات را به همه علاقه مندان اطلاع دهید. برای انجام این کار ، باید دعوت نامه هایی را با ذکر دستور کار ، تاریخ و مکان جلسه ارسال کنید. اطلاعیه ها را با این اطلاعات در مکان هایی ارسال کنید که توسط بیشترین تعداد اعضای انجمن قابل مشاهده باشد. در صورت لزوم ، چنین آگهی ای را در رسانه ها و تلویزیون قرار دهید.
مرحله 3
ترتیب ثبت نام شرکت کنندگان را برای نیم ساعت قبل از شروع جلسه ترتیب دهید. تعداد کافی ثبت کننده را اختصاص دهید تا در ابتدای رویداد ، همه مراجعه کنندگان فرصت ورود اطلاعات شخصی خود را داشته باشند. معمولاً این نام خانوادگی ، نام و نام خانوادگی ، سازمان یا واحد ساختاری آن ، آدرس محل ثبت نام یا محل اقامت ، اطلاعات تماس است.
مرحله 4
رئیس و دبیر جلسه را انتخاب کنید. لطفا توجه داشته باشید که رئیس هیئت منتخب شما نمی تواند به عنوان رئیس مجمع انتخاب شود. در صورت لزوم ، اگر توسط اسناد قانونی ارائه شده باشد ، اگر از گروه های اعضای انجمن انتخاب می شوند ، كمیته اعتبارنامه را كه اختیارات معاونان را بررسی می كند ، انتخاب كنید.
مرحله 5
دبیر باید صورتجلسه را نگه دارد. در صورتجلسه ، تعداد نمایندگان یا اعضای انجمن حاضر در جلسه را که به عنوان رئیس ، دبیر و با چه رأی گیری انتخاب شده اند منعکس کنید.
مرحله 6
رئیس نهاد منتخب گزارشی از کارهای انجام شده ارائه می دهد. در پروتکل ، کل رأی را با یک ارزیابی منعکس کنید - این که آیا رضایت بخش شناخته شده است یا خیر. در این جلسه باید پیشنهادات مربوط به ترکیب جدید ارگان منتخب را بشنوید ، در مورد هر یک از نامزدها جداگانه بحث و رای گیری کنید. نتایج رأی گیری را در صورتجلسه ثبت کنید.
مرحله 7
پس از بحث در مورد کلیه مواردی که در دستور کار بیان شد ، رئیس جلسه باید آن را ببندد و صورت جلسه را به همراه دبیر امضا کند.
