هنگام تماس با برخی از سازمان ها ، نامه های فرم ایجاد شده استفاده می شود. در چنین مواردی ، الگوهای نامه بر اساس تقاضا صادر می شوند. اگر فرم توسعه یافته ای وجود نداشته باشد ، نامه با در نظر گرفتن برخی از تفاوت های ظریف به هر شکلی تنظیم می شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
یک سر نامه ایجاد کنید.
می توانید اطلاعات زیر را تعیین کنید - موقعیت و نام مخاطب ، موقعیت و نام فرستنده ، سازمان فرستنده و شماره تماس مخاطب. اگر فرستنده در شهر دیگری واقع شده باشد ، می توانید آدرس پستی کامل را مشخص کنید. هدر معمولاً در سمت راست صفحه قرار دارد.
گام 2
اصل نامه را بیان کرده و نظرات لازم را ارائه دهید.
سعی کنید ایده اصلی را در دو یا سه جمله تنظیم کنید. و سپس در مورد آن نظر دهید و در صورت لزوم با جزئیات بیشتر بنویسید. در نامه های تجاری ، قرار دادن حقایق ، ارقام ، بدون هیچ گونه احساسات مطلوب است. نامه هایی که لمس شخصی دارند باید تجربیات شخصی را منعکس کنند.
مرحله 3
تاریخ را وارد کنید و نامه را امضا کنید.
در صورت لزوم ، مرجع خود را که بر اساس آن نامه نوشته شده است ، توضیح دهید. چنین مبنایی ممکن است وکالت باشد.
مرحله 4
نمودارها ، جداول ، شکل ها را در یک صفحه جداگانه قرار دهید.
انتظار نداشته باشید مخاطب اطلاعات تکمیلی را بپرسد. ممکن است فرصت دیگری برای طرح یک سوال مهم نداشته باشید. بنابراین ، در یک فرم مختصر ، همه تفاوت های ظریف لازم را بدهید.
مرحله 5
قبل از ارسال ، حتماً ایمیل را با صدای بلند بخوانید تا کسی به آن گوش دهد. از دستیار بپرسید که چگونه اصل نامه را فهمیده است. اگر سخنان وی با هدف پیام شما مطابقت نداشته باشد ، منطقی است که نامه را متفاوت تنظیم کنید ، زیرا ممکن است گیرنده نیز مهمترین مسئله را از دیدگاه شما درک نکند.
