تشکیل کنفرانس فرآیندی است که باید حداقل سه ماه به آن اختصاص یابد. البته ، تاریخ نمونه های بسیاری از آماده سازی موفقیت آمیز کنفرانس ها را طی چند روز می داند ، اما برای اینکه این رویداد کاملا مطابق با هنجارها باشد ، حداقل سه ماه طول می کشد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اول از همه ، در مورد موضوع و نوع کنفرانس تصمیم بگیرید ، بسته به این ، سالن در آینده انتخاب می شود و برنامه رویداد شکل می گیرد.
گام 2
مورد بعدی برنامه اجراها و هر آنچه با آن در ارتباط است. در مورد زمان کنفرانس ، تعداد شرکت کنندگان ، تعداد وقفه ها ، زمان شروع و پایان کنفرانس تصمیم بگیرید. زمان بندی آنها را با بلندگوها هماهنگ کنید.
مرحله 3
براساس آنچه برای اجرا نیاز دارید سالن اجاره کنید. باید به اندازه کافی جادار و راحت باشد تا بتواند شرکت کنندگان را در خود جای دهد ، که تعداد آنها در مرحله قبل مشخص شد. سالن باید به پروژکتور یا صفحه پلاسما و همچنین تریبون مخصوص بلندگوها مجهز باشد.
مرحله 4
حداقل دو ماه و نیم قبل از کنفرانس ، استخدام شرکت کنندگان را شروع کنید. دعوت نامه هایی ایجاد کنید که شامل مکان ، زمان و نام کنفرانس و همچنین آنچه به آن اختصاص داده خواهد شد. تعادل بین اختصار و دسترسی به مطالب ارائه شده برقرار کنید. شروع به تماس و ارسال ایمیل کنید ، دعوت نامه ها را به مهمترین مهمانان کنفرانس تحویل دهید یا آنها را از طریق پست ارسال کنید.
مرحله 5
تمام کارکنان کنفرانس باید در کنفرانس دارای نشان با نام خانوادگی ، نام و عنوان خود باشند. در حالت مطلوب ، موقعیت باید یکسان باشد - "سازمان دهنده". در روز کنفرانس ، جلسه عمومی باید یک ساعت قبل از شروع ثبت نام باشد. کارمندان را در لابی ساختمان ، در خروجی از آسانسور و غیره قرار دهید. این امر در صورت نیاز به چندین نوبت برای رسیدن به پیشخوان ورود ضروری است.
