اگر سازمان شما مسئول برگزاری یک کنفرانس علمی باشد یا منصوب شود ، این نه تنها یک کار افتخارآمیز است ، بلکه یک کار بزرگ سازمانی است ، که در آن همه چیزهای کوچک باید در نظر گرفته شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
یک کمیته برگزاری کنفرانس ایجاد کنید که ترکیب آن با دستور تعیین خواهد شد. یک رئیس تعیین کنید تا اعضای کمیته را هدایت و هماهنگ کند. زمان کنفرانس و شرایط کمیته تاسیس شده را مشخص کنید. در این دستورالعمل ، نحوه پرداخت هزینه کارکنان عضو آن را منعکس کنید. اطلاعیه کنفرانس را ارسال کنید و در پیوست الزامات گزارش ، حجم خلاصه مقالات و مهلت ارسال آنها را نشان دهید.
گام 2
در مورد منابع بودجه تصمیم بگیرید ، این می تواند بودجه هدفمند از طریق بودجه ، جذب حمایت مالی و بودجه خود شرکت کنندگان در کنفرانس باشد.
مرحله 3
برای همه شرکت کنندگان بالقوه کنفرانس و برنامه برنامه ریزی شده کنفرانس دعوت نامه ارسال کنید. درباره تعداد شرکت کنندگان و سخنرانانی که مایلند پیشرفت های علمی و نتایج تحقیقات خود را با همکاران در میان بگذارند ، تصمیم بگیرید. از شرکت کنندگان در صورت نیاز به رزرو اتاق هتل و رزرواسیون ، س Askال کنید.
مرحله 4
با چاپخانه موافقت كنید كه خلاصه گزارشات را در بروشوری جداگانه منتشر كنید و در صورت لزوم ، دستور توزیع برنامه رویداد را برای شركت كنندگان ، نشان هایی با نام ، حروف اول و نام سازمان را صادر كنید.
مرحله 5
با توجه به تعداد شرکت کنندگان ، میزان اتاق مورد نیاز خود را تعیین کنید و یک اتاق مخصوص برای برگزاری مراسم از این نوع اختصاص دهید. فکر کنید که به چه تجهیزات دیگری نیاز دارد تا مجهز شود ، در دسترس بودن تعداد خروجی های کامپیوتر ، صفحه های فرافکنی و غیره را بررسی کنید. نحوه استفاده از بوفه را در نظر بگیرید ، جایی که شرکت کنندگان در جلسه می توانند یک فنجان قهوه و یک میان وعده در هنگام استراحت بخورند.
مرحله 6
درباره برنامه کنفرانس فکر کنید ، در صورت لزوم آن را به بخشهایی تقسیم کنید. در نظر بگیرید که چنین بخشهایی را می توان در چه مکانهایی برگزار کرد. صحبت های مهمانان کنفرانس ، برگزارکنندگان و شرکت کنندگان در برنامه را در نظر بگیرید. لوازم التحریر را برای شرکت کنندگان در کنفرانس سفارش دهید - نشان ها ، دفترچه یادداشت و قلم ها استاندارد هستند.
مرحله 7
بسته های اسناد ، مواد تبلیغاتی و لوازم التحریر را ایجاد کنید تا همراه با نشان ها به شرکت کنندگان کنفرانس تحویل داده شود.
