کنفرانس های مطبوعاتی یکی از اجزای مهم فعالیت های روابط عمومی هر شرکت است. به لطف آنها ، رسانه ها و عموم علاقه مندان می توانند از طریق نمایندگان رسمی یک سازمان خاص ، اطلاعات به روز را به معنای واقعی کلمه در دست اول دریافت کنند و مدیریت شرکت ها می توانند موضع خود را درباره مهمترین موضوعات برای آنها بیان کنند. اما برای اینکه کنفرانس مطبوعاتی نتایج خوبی به دست آورد ، باید به درستی سازماندهی شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اگر سازماندهی و برگزاری یک کنفرانس مطبوعاتی به شما سپرده شده است ، اول از همه ، تعیین کنید که می خواهید به چه هدفی برسید: در مورد هر گونه موفقیت شرکت خود بگویید ، توجه عمومی را به برخی از مشکلات جلب کنید ، یک فرد عمومی خاص را از نظر برنده شدن نشان دهید ، و غیره ص. سپس مکان و زمانی را برای کنفرانس مطبوعاتی انتخاب کنید. به خاطر داشته باشید که این فعالیت ها بهتر است در اواسط هفته کار (سه شنبه - چهارشنبه - پنجشنبه) صبح یا بعد از ظهر انجام شود ، اما حداکثر تا ساعت 4 بعد از ظهر.
گام 2
با توجه به توانایی های سازمانی شرکت و تعداد دعوت شده های برنامه ریزی شده ، مکانی را برای برگزاری کنفرانس مطبوعاتی انتخاب کنید. لطفا توجه داشته باشید که نشستن کافی برای اعضای مطبوعات مورد نیاز است. از قبل اطمینان حاصل کنید که میکروفن در اتاق ، صفحه نمایش (در صورت لزوم) و فضای خالی برای نصب دوربین های تلویزیونی وجود دارد.
مرحله 3
لیستی از رسانه ها و سازمان هایی تهیه کنید که می خواهید نمایندگان آنها را در رویداد خود ببینید. اطلاعیه ها و دعوت نامه های مطبوعاتی را حداقل دو هفته قبل از رویداد برنامه ریزی شده خود تهیه و ارسال کنید. توصیه می شود پس از ارسال دعوت نامه ها ، شخصاً با مخاطبان تماس گرفته و از تصمیم آنها برای حضور یا عدم حضور در نشست خبری مطلع شوید. بنابراین ، شما نه تنها تعداد میهمانان آینده را مشخص خواهید کرد ، بلکه در صورت فراموش کردن رویداد خود یا اعلامیه مطبوعاتی شما ، علاوه بر این در مورد رویداد خود یادآوری می کنید.
مرحله 4
برای همه شرکت کنندگان در کنفرانس مطبوعاتی ، مطالب لازم ارائه را تهیه کنید. کیت یک شرکت کننده معمولاً شامل یک نسخه از بیانیه مطبوعاتی ، لیستی از مقاماتی است که در کنفرانس مطبوعاتی با نام و موقعیت کامل خود ، دستور کار (ترتیب و عناوین سخنرانی ها) ، مطالب تبلیغاتی و تبلیغاتی صحبت خواهند کرد. بسیار بهتر به نظر می رسد اگر تمام مطالب ارائه شده برای هر شرکت کننده به صورت یک مجموعه واحد در یک پوشه شرکتی با آرم سازمان طراحی شود.
مرحله 5
اگر قصد دارید اعتبار سنجی را برای شرکت کنندگان معرفی کنید ، آنها را از قبل در این باره آگاه کنید و به آنها بگویید چه داده هایی برای آن لازم دارید (نام ، موقعیت ، مشخصات گذرنامه و غیره). از قبل نشان های نام را برای همه شرکت کنندگان و کارت هایی آماده کنید که روی میزها قرار گرفته و نام و عنوان را برای بلندگوها نشان می دهد. اگر کنفرانس مطبوعاتی برای مدت زمان طولانی برنامه ریزی شده باشد ، اطمینان حاصل کنید که شرایط برای شرکت کنندگان در آن راحت است: بوفه ای با نوشیدنی و میان وعده ، اتاق سیگار کشیدن و سرویس بهداشتی ، زمان بندی برای تعطیلات استراحت.
مرحله 6
پس از کنفرانس مطبوعاتی ، حتما با دبیرخانه های رسانه حاضر در تماس باشید و از مواد ساخته شده در نتیجه آن س askال کنید. اگر قبلاً توافق نکرده اید ، کپی انتشارات را بخواهید.
