مکاتبات تجاری جز an ضروری فعالیت تولید هر سازمان ، بنگاه اقتصادی ، شرکتی است. مانند هر روش دیگر ، تنظیم می شود. الزامات خاصی به محتوا و طراحی نامه رسمی تحمیل می شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اول از همه ، GOST R 6.30-2003 را بخوانید ، که به طور دقیق تمام الزامات طراحی نامه رسمی را تعیین می کند ، اندازه قلم و حاشیه تنظیم شده است.
گام 2
نامه رسمی را روی سربرگ سازمان خود بنویسید. این باید شامل نام کامل ، اطلاعات بانکی و حقوقی ، شماره های تماس ، آدرس عادی و ایمیل باشد.
مرحله 3
در گوشه بالا سمت راست ، نام خانوادگی ، نام و نام خانوادگی مخاطب ، موقعیت وی و نام سازمان را نشان دهید. آدرس پستی دقیق سازمان گیرنده را بنویسید ، حتماً شاخص را نشان دهید.
مرحله 4
در قسمت بالا سمت چپ ، معمولاً محلی برای شماره ثبت خروجی این نامه و تاریخ ثبت آن وجود دارد. همچنین باید موضوع نامه را در آنجا بنویسید. باید به صورت کوتاه و در یک جمله نشان داده شود. مشخص کردن موضوع به مخاطب شما کمک می کند تا به سرعت نحوه اجرای نامه را تعیین کرده و تصمیم بگیرد که تهیه مطالب برای آن و پاسخ به چه کسانی سپرده می شود.
مرحله 5
هر نامه ای ، حتی یک نامه رسمی ، با یک سلام شروع می شود. مطلوب است که حاوی نام کامل و نام اختصاری مخاطب باشد. سلام خود را با کلمه "عزیز" شروع کنید. نام و نام خانوادگی مخاطب ، اگر شخصاً با او آشنایی ندارید ، همیشه می توانید از طریق اینترنت یا تماس با شرکتی که وی در آن کار می کند ، این موضوع را بشناسید. از این چیزهای کوچک غافل نشوید ، زیرا از همان اولین جمله برای شما مهم است که شخصی را که به نام او نامه را می نویسید ، جلب کنید.
مرحله 6
در پاراگراف اول ، قبل از ارائه محتوای اصلی نامه ، مقدمه کوتاهی ارائه دهید - شرایط قبلی را به مخاطب یادآوری کنید ، آمار یا سایر اطلاعات پیش زمینه ای را که برای درک بهتر اصل پیام شما برای وی لازم است ، ارائه دهید. پاراگراف مقدماتی اول باید با این کلمات شروع شود: "در همان زمان ما شما را می فرستیم …" ، "طبق توافقات انجام شده …" یا "با توجه به اینکه …" و غیره
