پیام تلفنی پیام کوتاه اما مهمی است که از طریق تلفن ارسال می شود. بنابراین ، آنها اغلب در مورد برگزاری جلسات ، جلسات ، جلسات اطلاع می دهند. پیام تلفنی همچنین ممکن است حاوی یک دستور فوری از طرف رئیس باشد. پیام های تلفنی ورودی هستند ، که دریافت می کنید و پیامکی هستند که ارسال می کنید. هر دو نوع طراحی مشابهی دارند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
در گوشه سمت چپ و بالای یک صفحه کاغذ ، نام کامل سازمان خود را قرار دهید و در صورت لزوم ، نام واحد سازه ای ، به عنوان مثال "اداره شهر N" و اداره آموزش و پرورش
گام 2
در گوشه بالا سمت راست ، گیرنده پیام تلفنی را بنویسید. موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اول شخص را مشخص کنید: "مدیر مدرسه شماره 37 ایوانف دوم". اگر چندین مخاطب وجود داشته باشد ، ذکر نام خانوادگی ضروری نیست: "مدیران مدارس در شهر N." لیست کاملی از موسساتی را که به آنها ارسال شده است به پیام تلفنی پیوست کنید.
مرحله 3
دو خط زیر ، کلمه "Telephonogram" و شماره سریال آن را قرار دهید. برای پیام تلفنی خروجی ، لطفاً تاریخ تدوین آن را در زیر ذکر کنید.
مرحله 4
سپس متن واقعی پیام تلفنی را دنبال می کند:”22 فوریه ، ساعت 17.00 ، جلسه ای در زمینه آموزش فعالیت های مدارس شهرستان در بخش آموزش و پرورش برگزار می شود. حضور مدیران مدارس کاملاً اجباری است. هنگام تهیه متن پیام تلفنی ، از کلمات و عباراتی که درک آنها توسط گوش دشوار است و تلفظ آنها دشوار است خودداری کنید. به یاد داشته باشید که پیام باید آموزنده و کوتاه باشد - بیش از 50 کلمه نیست.
مرحله 5
هنگام انتقال پیام تلفنی ، كلمات را به خصوص آدرس ، نام خانوادگی ، نام و نام خانوادگی افراد ، نام خیابان ها ، تاریخ و زمان وقایع را به وضوح تلفظ كنید. در پایان ، حتما متن را دوباره بخوانید و مطمئن شوید که صحبت کننده شما همه چیز را به درستی نوشته است. هنگام دریافت پیام از طریق تلفن ، با دقت گوش دهید. اگر س anyالی دارید سریعاً آنها را روشن کنید.
مرحله 6
در زیر متن اصلی ، نام ، نام خانوادگی و حروف اول رئیس مسیری است که پیام تلفنی را امضا کرده است: "رئیس گروه آموزش و پرورش پتروف P. P." سند خروجی باید حاوی امضای شخصی وی نیز باشد.
مرحله 7
در پایین صفحه ، اطلاعات مربوط به کارمندانی را که با پیام تلفنی کار می کردند وارد کنید. معمولاً موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اول شخص فرستنده پیام ، شماره تلفن دفتر کار وی و همچنین تاریخ و زمان انتقال در سمت چپ قرار می گیرد. در سمت راست اطلاعات مربوط به شخصی که سند را پذیرفته است وجود دارد: موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اول ، شماره تلفن ، تاریخ و زمان پذیرش.
مرحله 8
پیام تلفنی خروجی در یک نسخه تهیه شده و در یک پوشه ویژه ذخیره می شود. بهتر است یک پیام دریافتی در دو نسخه داشته باشید: پیام اول را برای کار بیشتر به مدیر می دهید ، نسخه دوم را برای نگهداری در یک پوشه قرار می دهید.
