موسسات بایگانی نه تنها اسناد را ذخیره می کنند ، بلکه به شهروندان امکان دسترسی به اطلاعات بایگانی را نیز می دهند. یکی از راههای تحقق این امکان دسترسی به اسناد بایگانی در اتاقهای مطالعه است. بیایید نگاهی دقیق تر به افرادی که می توانند از سالن های مطالعه و نحوه کار آنها بازدید کنند ، می اندازیم.
اتاق های مطالعه در بایگانی تاریخی ایالت مورد نیاز است تا بازدید کنندگان بتوانند با اسناد کار کنند. به عنوان یک قاعده ، محققان با استفاده از اسناد به منظور نوشتن مقالات علمی ، مقالات ، کتاب ها و همچنین کسانی که درختان شجره نامه را تهیه می کنند ، کار می کنند.
برای رفتن به اتاق مطالعه ، باید با یک کارت شناسایی (گذرنامه ، گواهینامه رانندگی) به بایگانی بیایید ، فرم درخواست و برنامه ای را که موضوع کار را نشان می دهد پر کنید. اکنون ، در بسیاری از بایگانی ها ، این کار را می توان از طریق ایمیل ، ارسال اسناد اسکن شده انجام داد و هنگام بازدید از اتاق مطالعه ، باید آنها را به شکل اصلی خود ارائه دهید.
کسانی که به دنبال اقوام می گردند ، اطلاعات مربوط به 75 سال گذشته در مورد آنها لازم است ، لازم است مدارکی را برای اثبات خویشاوندی با خود داشته باشند. بنابراین ، اگر به اطلاعاتی در مورد پیوستن به پدربزرگ خود در کنار پدر نیاز دارید ، باید مدارک پدر و مدارک خود را نیز داشته باشید (شناسنامه ، گذرنامه هایی که می توانید نام خانوادگی آنها را ردیابی کنید ، همچنین یک سند ازدواج) برای خانم ها). علاوه بر این ، یک کارمند اتاق مطالعه باید بازدیدکنندگان را با قوانین کار آشنا کند.
پس از کاغذبازی در اتاق مطالعه ، به بازدید کننده راهنماها و سایر کمکهای روش شناختی داده می شود: لیست ها ، ثبت موجودی ها ، فهرست ها ، کاتالوگ ها) سپس کاربر از قبل با موجودی های وجوه آشنا است.
موجودی بایگانی یک فهرست بایگانی است که شامل لیستی منظم از واحدهای ذخیره صندوق بایگانی ، مجموعه و برای حسابداری و افشای مطالب در نظر گرفته شده است.
بازدید کننده درخواستی را تنظیم می کند که در آن موارد انتخاب شده را نشان می دهد. محدودیت تعداد پرونده ها توسط بایگانی مطابق با قوانین کار تعیین می شود. محقق نمی تواند بلافاصله پرونده ها را دریافت کند ، اما پس از مدتی که توسط قوانین بایگانی نیز تعیین شده است. معمولاً مدت زمان 1 تا 3 روز است. واقعیت این است که هزاران سند در بایگانی ها ذخیره شده است و به راحتی نمی توان سریع آنها را تحویل گرفت. اگر بایگانی دارای چندین ساختمان باشد ، پرونده ها در بایگانی های بزرگ ذخیره می شوند ، حتی ممکن است در ساختمانهای مختلف واقع شوند. بنابراین ، یافتن موارد به زمان نیاز دارد. علاوه بر این ، کارمندان قبل از صدور آنها باید ورقه به صفحه هر پرونده را بررسی کرده و حضور کلیه اسناد را ثبت کنند. فقط پس از این موارد می توانند وارد اتاق مطالعه شوند.
همچنین باید برای این واقعیت آماده باشید که ممکن است اسناد خاصی برای کاربران بسته شود. این امر به دلیل مخفی بودن برخی اطلاعات (اسرار دولتی ، اطلاعات شخصی و …) است. اسناد محدود فقط توسط کارکنان بایگانی قابل مشاهده هستند. اگر محقق به اطلاعات خاصی از این نوع اسناد و مدارک نیاز داشته باشد ، می تواند یک گواهی (تحقیق اجتماعی-حقوقی یا موضوعی) سفارش دهد ، که در بازه زمانی تعیین شده اجرا می شود.
علاوه بر این ، گاهی اوقات می توان محدودیت را به شرایط بد فیزیکی سند نسبت داد.
پس از صدور به اتاق مطالعه ، محقق حق کار با اسناد ، استخراج از آنها را دارد. کپی کردن (عکاسی ، اسکن ، فتوکپی) ، به عنوان یک قانون ، یک سرویس پولی است.
پس از انجام تحقیقات لازم توسط محقق ، پرونده ها به کارمند اتاق مطالعه تحویل داده می شود و وی آنها را به محفظه بایگانی منتقل می کند. بایگانی ها حضور و شرایط اسناد را هر بار یک صفحه بررسی می کنند و سپس آنها را در جای خود قرار می دهند.
قوانین خاصی در مورد آنچه می توان و می توان در اتاق مطالعه انجام داد ، تدوین شده است. بنابراین ، به عنوان مثال ، آوردن غذا به اتاق مطالعه ، با لباس بیرونی ، با کیسه ها و بسته های بزرگ کاملاً ممنوع است.بهتر است با اسناد با دستکش کار کنید - به این ترتیب می توانید ایمنی آنها را طولانی کرده و از خود در برابر گرد و غبار محافظت کنید. واقعیت این است که پس از ورق زدن با انگشتان ، آثار چربی عرق روی کاغذ بر روی ورق ها باقی می ماند که باعث از بین رفتن آن می شود. مطمئناً نمی توانید ملحفه ها را پاره کنید ، آنها را از قاب خارج کنید ، روی آنها بنویسید. به هر حال ، هر سند بایگانی حاوی یک تاریخچه است. او از نظر خودش بی نظیر است. هرچه مدت زمان بیشتری بتوانیم اسناد را ذخیره کنیم ، مدت طولانی تری می توانند به نفع ما خدمت کنند.
