در هر اداره و تولید ، کارمندان اغلب با انواع مختلفی از اسناد کار می کنند ، بنابراین توانایی تنظیم اسناد رسمی و تجاری برای همه لازم است. در عین حال ، الزامات کلی وجود دارد که هنگام تهیه هر سندی باید به آنها عمل شود - نامه تجاری ، سفارش ، موقعیت ، دستورالعمل و غیره
دستورالعمل ها
مرحله 1
با روشن کردن امکان سنجی و دامنه مسائلی که باید حل شود ، پیش نویس سند را شروع کنید. این به شما کمک می کند نوع سند و شکل آن را تعیین کنید ، که ماهیت و سبک ارائه محتوای آن را تا حد زیادی تعیین می کند.
گام 2
قوانین و مقررات دولت و سازمان های حاکم بر نحوه رسیدگی به این مسائل را مرور کنید. این مرحله بسیار مهمی است ، سواد شما را نشان می دهد و به شما امکان می دهد سندی تهیه کنید که کاملاً مطابق با روش تعیین شده برای پردازش و حل مسائل کاری باشد. این امر همچنین به تعیین مخاطب ، نهاد تأیید کننده و هماهنگ کننده و اطمینان از محتوای این سند و شکل صلاحیت این سازمان کمک خواهد کرد.
مرحله 3
متن اسناد اداری و نظارتی را مطالعه کنید تا سندی که تهیه می شود با آنها تضاد نداشته باشد ، آنها را تکثیر نکند. برای این کار ، داشتن یک پایگاه داده الکترونیکی از این گونه اسناد ضروری است.
مرحله 4
اطلاعاتی را درباره محاسن موضوعاتی که باید حل شود جمع آوری کنید ، پیش نویس سندی تهیه کنید. هنگام تهیه پیش نویس ، از متن های استنسیل و عبارات و اصطلاحات استاندارد که به طور سنتی در اسناد تجاری استفاده می شود استفاده کنید. اسناد دیگری را که در سازمان یا سیستم سازمانی همتا شما ایجاد شده کاوش کنید و سبک نوشتاری آنها را مبنا قرار دهید.
مرحله 5
متن اصلی سند برای القای برخی اقدامات ، متقاعد کردن آن است. باید مستدل و منطقی باشد. این اصطلاحات باید از نظر حقوقی کاملاً رعایت شود. در وهله اول الزامات قابلیت اطمینان و عینیت اطلاعات ارائه شده است. متن باید دقیق و تا حد امکان آموزنده و مختصر باشد. طبیعتاً نباید هیچ خطای دستوری ، علائم نگارشی یا سبک در آن داشته باشد. درصورتی که در سندی به اطلاعات موجود در منبع یا سند دیگری اشاره کنید ، باید تمام خروجی آن را نشان دهید.
مرحله 6
پیش نویس سند را ویرایش کرده و با افرادی که مجاز به انجام این کار هستند هماهنگ کنید. پس از آن ، سند را مطابق با هنجارهای پذیرفته شده تنظیم کنید و آن را امضا کنید.
