بعضی از حروف چنان مبهم به پایان می رسند که مخاطب بهت زده می شود: او برای درک اصل باید مجبور شود متن را دوباره بخواند. به دلیل کمبود وقت ، گیرنده ممکن است نامه را دور بیندازد یا کاری کند که حواسش را پرت کند و دیگر در شرایط اعلام شده نفوذ نکند. یک پایان روشن ، مختصر و شایسته بر احترام به خواننده تأکید دارد و به شما کمک می کند تا به سرعت به یک درخواست یا خواسته پاسخ دهید.
دستورالعمل ها
مرحله 1
آنچه را که می خواستید بگویید در سه نکته بیان کنید. ممکن است به نظر برسد که افکار به وضوح ارائه می شوند ، اما درک اطلاعات به وضعیت خواننده بستگی دارد. بنابراین ، متن را دوباره بخوانید و سه فکر اصلی را جداگانه بنویسید. اینها می تواند واقعیت ها ، تاریخ ها ، نام ها و غیره باشد. در اینجا به احساسات نیازی نیست ، مختصراً با چند کلمه بنویسید ، زیرا فقط کافی است نکات اصلی را جمع بندی کنید.
گام 2
سه عملکرد را برای گیرنده ایمیل بنویسید. واکنش مردم می تواند غیر قابل پیش بینی باشد. به نظر شما می رسد که می توان به صراحت نسبت به اطلاعات ارائه شده واکنش نشان داد ، اما شخص بسته به عادات و اهداف فردی این کار را انجام می دهد. اگر آنچه را که از خواننده انتظار دارید به وضوح بیان نکنید ، او نمی فهمد یا نمی گوید که او درک نکرده است.
مرحله 3
لیست را از مراحل قبلی به ترتیب اهمیت نزولی مرتب کنید. پایان نامه گاهی شبیه آخرین کلمه در جلسه دادگاه است: برداشت گیرنده نامه ، نتیجه گیری و عواقب آن به این بستگی دارد. مواردی را که می توانند بدون به خطر انداختن معنای پیام حذف شوند ، از لیست حذف کنید. لیست کوتاه باقی مانده را در انتهای نامه قرار دهید تا خواننده چیزی را از دست ندهد.
مرحله 4
بازه زمانی را مشخص کنید. اگر منتظر واکنش به نامه هستید ، در مورد انتظارات خود مشخص باشید. برخی از افراد تمایل به تأخیر در آخرین زمان دارند ، بنابراین تعیین یک زمان خاص ممکن است اضافی نباشد.
مرحله 5
اطلاعات تماس خود را بگذارید خبرنگار شما باید بتواند به سرعت تلفن شما را پیدا کند. چنین شرایطی را پیش بینی کنید و حتی در صورت اطمینان از اینکه گیرنده از آن برخوردار است ، اطلاعات لازم را در نامه وارد کنید.
مرحله 6
مودب باشید ، چیز خوبی بگویید ، ممنون از وقتی که گذاشتید. اگر نامه وی را خشنود کند یا او را از تجارب ناخوشایند دور کند ، مخاطب با تمایل بیشتری واکنش نشان خواهد داد و سریعتر در تماس خواهد بود.
مرحله 7
حتماً پیام را با نام خود امضا کنید: این احساس ارتباط واقعی را ایجاد می کند. برای شخص مهم است که روی جواب تمرکز کند و آن را با مسئولیت پذیری قبول کند. با سرمشق بودن و افراد با شما همان رفتار را خواهند داشت.
